Privacy statement


Wanneer je SpaSense bezoekt willen we je even laten ontsnappen aan het leven van alledag. Daarom kom jij als gast bij ons altijd op de eerste plaats. Het gevoel van gastvrijheid willen we je niet alleen tijdens je bezoek aan ons resort laten ervaren maar bijvoorbeeld ook al vooraf bij het plannen van een bezoek.

Om je op alle momenten goed te kunnen helpen hebben we hiervoor soms informatie van je nodig. Bijvoorbeeld als je een reservering wilt maken of als je al een reservering hebt gemaakt en daar nog vragen over hebt. Maar we gaan uiteraard altijd zorgvuldig met je persoonlijke gegevens om. Wat we met je persoonlijke gegevens doen en waarom we ze nodig hebben, vertellen we je graag.

Als je na het lezen van ons privacybeleid vragen hebt, neem dan gerust contact op met onze klantenservice.

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 20 december 2019.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Je kent ons waarschijnlijk als SpaSense, maar wat je misschien nog niet wist is dat wij onderdeel uitmaken van International Wellness Resorts BV. Gezamenlijk zijn wij verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

Contactgegevens:
International Wellness Resorts (IWR)
Viskweekweg 10
8166 KJ  EMST
privacy@iwr.nl

SpaSense
https://spasense.nl

Zwembadweg 7, 5663 PL Geldrop
088 - 0064833
privacy@spasense.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wanneer jij een reservering maakt voor een verblijf bij één van onze wellnessresorts, hebben wij bepaalde gegevens van jou nodig. Ook in andere gevallen, zoals bij informatie aanvragen, de administratie omtrent bijvoorbeeld prijsvragen en het bezoeken van onze website, verwerken wij gegevens. Soms delen wij jouw gegevens met andere partijen, maar dat doen we alleen als dat echt nodig is óf als je daar toestemming voor hebt gegeven bijvoorbeeld door je aan te melden voor onze nieuwsbrief. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor de verzending van e-mails of het verwerken van onze gastenenquête. Wanneer je een reservering maakt, worden jouw gegevens vanzelfsprekend gedeeld met het wellnessresort waar jij voor hebt gereserveerd.

Persoonsgegevens van minderjarigen
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@iwr.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Wat willen we van je weten?

Voor-, achternaam en geslacht
Om je tijdens je bezoek aan het wellnessresort en ook in onze verdere communicatie persoonlijk te kunnen aanspreken, gebruiken we graag je persoonlijke gegevens. Deze zijn vanzelfsprekend ook nodig om je reservering te kunnen maken.

Adres en woonplaats
In het verleden hebben wij adres en woonplaats gegevens verzameld om reserveringen te kunnen bevestigen. Deze bewaren wij zolang dat nodig is voor de bedrijfsvoering.  Reserveringsgegevens sturen wij je per e-mail toe.

Adres en woonplaats vragen wij uitsluitend als daar gegronde reden voor is. Een gegronde reden zou kunnen zijn dat je mee hebt gedaan aan een winactie.

Geboortedata
Degene die de reservering maakt bij één van onze wellnessresorts moet minimaal 18 jaar zijn. Daarnaast kunnen wij jou op of rond jouw verjaardag een cadeautje sturen. Uiteraard doen wij dit alleen als jij ons toestemming hiervoor geeft. Toestemming hiervoor geef je door je aan te melden voor onze nieuwsbrief en je geboortedatum aan ons door te geven.

Telefoonnummer
Soms moeten wij contact met je opnemen over jouw reservering, bijvoorbeeld als je een behandeling hebt gereserveerd. Daarom vragen we je tijdens het maken van een reservering naar je telefoonnummer. Ook bellen wij je soms voor aankomst of na afloop om te vragen of alles duidelijk is en of alles naar wens is geweest.

Betaalgegevens
Om jouw reservering te kunnen betalen maken wij gebruik van een beveiligde betaalomgeving. Wanneer je met iDEAL of Creditcard betaalt worden jouw gegevens in onze administratie opgeslagen om de betaling aan jouw reservering te kunnen koppelen. Verder gebruiken wij jouw bankrekeningnummer alleen wanneer jij geld van ons terugkrijgt. Wanneer je met een creditcard betaalt, sturen wij jouw creditcardgegevens vanuit onze beveiligde omgeving rechtstreeks naar onze creditcard partner. Zij voeren onze creditcardbetalingen uit. Hierbij krijgen wij jouw creditcardgegevens niet te zien. Je betaalgegevens worden door middel van een beveiligde verbinding rechtstreeks naar de bank of creditcard partner verstuurd, wij slaan deze dus niet op. De bank of creditcard partner vertelt ons daarna alleen of je betaling gelukt is.

IP-adres
Jouw IP-adres wordt bij het maken van je reservering opgeslagen om misbruik bij betaling te herkennen. Wij onthouden jouw voorkeuren en kunnen zo een passend advies geven.

E-mailadres
Bij het maken van een reservering sturen wij je altijd een bevestiging per e-mail. Daarnaast is jouw e-mailadres bedoeld om contact op te kunnen nemen per e-mail indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren. Na jouw verblijf sturen wij een after sales mailing om jouw mening over jouw verblijf in onze resort te vragen. Nieuwsbrieven kan je natuurlijk ook van ons ontvangen, alleen versturen wij jou deze alleen als jij ons daar toestemming voor geeft. Ontvang je liever geen nieuwsbrieven meer dan kan je je gemakkelijk uitschrijven via de link in de nieuwsbrief.

Verder gebruiken wij je gegevens voor het volgende:

Gastencontact
Je kan met ons bellen, mailen en ons via social media benaderen. Om ervoor te zorgen dat je jouw verhaal niet twee keer hoeft te doen, slaan wij gegevens op. Om onze service elke dag een beetje beter te maken, analyseren wij alle contactmomenten. Telefoongesprekken kunnen wij ook opnemen om te gebruiken als trainingsmateriaal.

Resorts en partners
Wanneer je een reservering maakt, worden jouw gegevens doorgegeven aan het wellnessresort waar je een dagje komt ontspannen en aan organisaties die activiteiten verrichten in verband met je reservering. Dit kunnen ook partijen zijn die geen onderdeel uitmaken van de IWR-organisatie. Dit betreft bijvoorbeeld betaalpartners. Partijen zoals data management-platforms en media- en advertentiebureaus komen in beeld zodra we je persoonlijk advies willen geven of gerichte advertenties laten zien, bijvoorbeeld op basis van eerdere reserveringen.

De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens IWR. Met deze partijen sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. IWR blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Soms hebben wij acties met een samenwerkingspartner waarbij je zelf kunt aangeven of je jouw gegevens ook wilt delen met deze partij. Hierbij vragen we je altijd expliciet en apart toestemming en benoemen we de partner ook altijd duidelijk. Zonder jouw toestemming delen we jouw gegevens nooit met een samenwerkingspartner.

Verwachte aankomst- en vertrektijd
Wanneer je een reservering maakt vragen we je ook naar je verwachte aankomst- en vertrektijd. Op basis van de door jou aangegeven tijden kunnen wij tot op het moment dat je incheckt in het wellnessresort een eventueel gereserveerde behandeling of ritueel inplannen.

Nieuwsbrieven
Wanneer je je hebt aangemeld voor de nieuwsbrief van één van onze wellnessresorts, kun je (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven, aanbiedingen en enquêtes van ons ontvangen. Zodra je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, ga je automatisch akkoord met de privacy statement zoals die hier beschreven is. Voor de inhoud van de nieuwsbrieven kunnen wij kijken naar jouw interesses en eerdere reserveringen en soms ook naar gegevens van andere bedrijven. Om de nieuwsbrieven en aanbiedingen naar het juiste adres te sturen, wordt referentiedata van een derde partij ingezet voor datakwaliteit. Zo kunnen wij jouw gegevens actualiseren en juist houden. Ontvang je liever geen nieuwsbrieven en aanbiedingen meer dan kan je jezelf steeds uitschrijven via de link in de nieuwsbrief van het betreffende wellnessresort. Heb je je aangemeld voor de nieuwsbrieven van meerdere wellnessresorts en wil je je in één keer afmelden voor alle nieuwsbrieven dan kun je ons dit laten weten door een e-mail te sturen via ons contactformulier. Vermeld hierbij voor welke nieuwsbrieven je je wilt afmelden en dan maken wij het voor je in orde.

Reviews en gastenenquêtes
Na afloop van je verblijf in één van onze wellnessresorts ontvang je van ons een e-mail met de vraag of je een review wilt achterlaten of een gastenenquête in wilt vullen.

Door een review achter te laten kun je andere gasten helpen. Door ervaringen te delen, geef je anderen een nóg beter beeld van het wellnessresort waar je bent geweest. Voor reviews werken wij niet samen met de betreffende partijen. Zo kunnen we de onafhankelijkheid van de platformen altijd garanderen en weet je altijd zeker dat de reviews die je ziet, betrouwbaar zijn. Voor je een review achterlaat, adviseren we je de privacy statement van de betreffende partij te lezen. IWR verklaart zich niet verantwoordelijk voor de gegevens die verzameld worden door de partijen die reviews verzamelen.

De antwoorden die je geeft in onze gastenenquête(s) worden door ons bekeken om onze dienstverlening verder te verbeteren en jou beter te leren kennen. In dat kader kunnen we jouw antwoorden en gegevens ook delen met onze wellnessresorts en partners. Alle gegeven antwoorden verwerken we volledig anoniem, tenzij je ons feedbackformulier gebruikt. In dat geval kan er ook contact met je worden gezocht naar aanleiding van de door jou gegeven feedback, bijvoorbeeld om aanvullende vragen te stellen of om je te bedanken voor jouw feedback.

Jouw reservering(en)
Wij bewaren gegevens van jouw reservering en eerdere reserveringen. Op deze manier kunnen wij je sneller en gerichter helpen.

Jouw reserveringsgegevens gebruiken we tevens om je in de toekomst een gericht advies op maat te kunnen geven. Bovendien bepalen we op basis van alle reserveringen bij elkaar of we de beschikbaarheid van bijvoorbeeld e-tickets in het wellnessresort aan moeten passen.

Tot slot is er een wettelijke verplichting om deze gegevens te bewaren. Het kan dan ook voorkomen dat een organisatie als de Belastingdienst toegang vraagt tot jouw gegevens.

Verbetering
We benaderen je soms voor een gastenonderzoek of een plaats in ons gastenpanel. Verder willen we weten hoe de afhandeling van een klacht is verlopen en wat je van onze nieuwsbrief vindt. Daarom verzamelen wij gastgedrag. Zo kunnen we jouw leesgedrag analyseren en content maken die bij jouw wensen past. Dit doen we door unieke bezoeken te registreren, met alle activiteiten die daarbinnen plaatsvinden. Denk hierbij aan het bekijken van pagina's, ergens op inzoomen of op links klikken. Soms voert een derde partij deze checks voor ons uit.

(Win)acties
Indien je hebt deelgenomen aan een actie kunnen wij contact met je opnemen en informeren wij je indien je gewonnen hebt. We gebruiken deze gegevens ook om onze acties te analyseren. Zo worden ze elke keer nóg leuker.

Advies op maat
Als je onze website bezoekt, ons liket op Facebook, een reservering maakt bij ons of in een van onze wellnessresorts verblijft, onthouden wij wat jij leuk vindt. Wij doen het zoekwerk en helpen je met mooie aanbiedingen, bijvoorbeeld per mail of via een gepersonaliseerde advertentie. Daarbij kunnen we jouw e-mailadres koppelen aan jouw (web)gedrag of aan de reservering die je hebt gemaakt. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld een herinnering sturen als je jouw reservering niet volledig voltooid hebt. Wij gebruiken jouw gegevens ook om onze dienstverlening en websites te verbeteren. Jouw gegevens worden verder gebruikt om relevante advertenties te laten zien op bijvoorbeeld Facebook en YouTube en andere online media platforms. Om informatie en aanbiedingen zoveel mogelijk op jouw interesse af te stemmen, kunnen wij jouw gegevens laten vergelijken of combineren met bij andere bedrijven bekende gegevens. Daarbij kan ook gebruik worden gemaakt van zogenoemde customer match programma’s. Onder meer wanneer je social media gebruikt op verschillende apparaten is het mogelijk dat je deze advertenties ook op deze andere apparaten ziet. Cookies spelen daarbij een rol. Voor zover wettelijk vereist vraagt IWR jouw toestemming, voordat zij jouw gegevens aan derden verstrekt. Daar waar we jouw gegevens kunnen anonimiseren vóórdat we ze met deze specifieke partijen delen, anonimiseren we deze door ze te versleutelen. 

Vordering gegevens
Soms gebruiken we gastgegevens om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Onder omstandigheden zijn we gehouden om persoonsgegevens door te geven aan relevante instanties. In verband met (internationale) sanctiewetgeving kan het onder omstandigheden ook voorkomen dat wij jouw gegevens delen met bijvoorbeeld financiële instellingen.

Contact, inzage, wijzigen of verwijderen

Op verzoek zullen wij aangeven of wij persoonsgegevens van je verwerken. Verder kun je deze gegevens onder omstandigheden opvragen, verbeteren, aanvullen, verwijderen of je toestemming voor het verwerken van je gegevens intrekken, bijvoorbeeld als deze feitelijk onjuist zijn.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@spasense.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort of id-kaart, je paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt over dit privacy statement kun je een e-mail sturen naar privacy@iwr.nl.

IWR wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit privacy statement beschreven zijn. Op basis van onder meer wet- en regelgeving en geschillen kan het echter nodig zijn dat wij je gegevens langer bewaren.

Grondslagen

Op basis van wetgeving moeten wij aangeven welke zogenaamde grondslagen gebruikt worden bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarbij wordt hoofdzakelijk gekeken naar de verwerking van gegevens op basis van 1) een overeenkomst, 2) in verband met een gerechtvaardigd belang van IWR, 3) een gegeven toestemming en 4) in verband met een wettelijke plicht.

Jouw gegevens gebruiken wij hoofdzakelijk in verband met jouw reservering en dus op basis van een overeenkomst met jou. Jouw reservering wordt geregistreerd en wij doen er verder alles aan om jouw verblijf zo aangenaam mogelijk te maken.

Aanvullende contactmomenten, zoals reviews, marketingactiviteiten en registreren en analyseren van jouw handelingen geschiedt in verband met een gerechtvaardigd belang van IWR. Je kunt je ook zelf in- en uitschrijven voor een nieuwsbrief van SpaSense. In dat geval geef jij ons toestemming om jouw gegevens hiervoor te gebruiken.

Beveiliging gegevens & cookiebeleid

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens. Zo hebben wij uitgebreide technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of stuur een e-mail naar privacy@iwr.nl

Cookie-beleid
IWR en derden gebruiken cookies (en andere technieken, gezamenlijk steeds cookies genoemd) om websites te analyseren, deze gebruiksvriendelijker te maken, social media aan te kunnen bieden en jou op en buiten de website relevante aanbiedingen te tonen. Door gebruik te maken van de site, stem je hiermee in.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website van SpaSense wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content zoals teksten, video’s, afbeeldingen en advertenties kunnen aanbieden. Zowel IWR als andere partijen waarmee wij samenwerken (zoals Google) kunnen cookies plaatsen op jouw computer en andere apparaten.

IWR onderscheidt verschillende soorten cookies:

Functionele cookies worden gebruikt om het gebruikersgemak te bevorderen zodat je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw een zelfde selectie hoeft te maken als je dat al eerder hebt gedaan.

Transactie cookies worden gebruikt als je een reservering hebt gedaan, en indien van toepassing om onze partners commissies uit te betalen.

Monitoring/Analytics cookies worden met name namens andere partijen geplaatst zoals Google Analytics. Hiermee kan IWR het (be)zoekgedrag in kaart brengen en haar dienstverlening hier op aanpassen zodat we jou als (potentiele) gast nog beter van dienst kunnen zijn. Wij gebruiken deze dienst om te onderzoeken hoe jij als bezoeker onze website gebruikt en hierover maakt Google voor ons inzichtelijke rapportages.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. IWR heeft hier geen invloed op.

Wij hebben Google via hun voorwaarden niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

IWR heeft met Google een verwerkersovereenkomst gesloten. De informatie die Google verzamelt, wordt geanonimiseerd. Het laatste octet van jouw IP-adres is daarbij gemaskeerd.

Marketing of targeting cookies worden, met jouw toestemming, geplaatst om jouw interesses te bewaren zodat op en buiten de website van SpaSense aanbiedingen gedaan worden die in het verlengde liggen van jouw wensen/interesses. Tevens kan IWR automatisch aanbiedingen niet meer laten zien als je er al gebruik van hebt gemaakt of als je ze al enkele keren hebt gezien. Zonder deze cookies bestaat de kans dat je vaker irrelevante advertenties van ons te zien krijgt. Graag merken wij op dat je ook zonder cookies advertenties van SpaSense tegen kunt komen.

Meer over cookies lees je in de cookieverklaring.

Heb je belang bij het plaatsen van cookies?
Door cookies kunnen wij surfgedrag analyseren en hierdoor aanbiedingen doen die voor jou relevant zijn. Je krijgt bijvoorbeeld niet elke keer dezelfde aanbieding te zien, die niet bij jouw wensen aansluit. We zijn continue bezig onze online service te verbeteren dankzij gegevens die we ontlenen aan trends en gedrag op onze website. Gebruik je social media, zoals een Facebook of Twitter profiel, dan zorgen cookies ervoor dat je eenvoudig jouw interesses kunt delen zonder elke keer in te moeten loggen.

IWR streeft naar een zo plezierig mogelijke ervaring. Zowel in het resort als op de website. Cookies helpen deze ervaring op de website te verwezenlijken.

Kun je cookies ook verwijderen?
Je kunt altijd de cookies op jouw apparaat verwijderen via de browser. Jij kunt ook zelf bepalen of je cookies wilt accepteren. In de meeste webbrowsers worden cookies automatisch geaccepteerd. Je kunt jouw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd. Graag wijzen wij je er op dat het uitzetten van cookies jouw gebruik van onze website (en andere websites) kan beperken.

Je kunt het gebruik van Google-cookies uitschakelen door naar de Google-afmeldingspagina voor advertenties te gaan.

Wil je adverteerders niet toestaan om jouw gedrag te analyseren dan kun je dat aangeven op de website van Your Online Choices.

Welke derde partijen plaatsen Cookies via de websites van IWR?
IWR werkt samen met derde partijen op het gebied van social media, bezoekers statistieken, vacature services, advertenties en streaming video’s die ook cookies plaatsen. Onder meer de volgende bedrijven zijn als zodanig partners van IWR: Google (Plus, Maps, Analytics, AdWords), Bing Search Marketing, Linehub (Affiliates), AddThis, De Nieuwe Zaak, Hotjar, Facebook, Obi4wan, freshworks (gastencontact), Spotler (e-mail), Visual Website Optimizer en Persgroep. Voor meer informatie over de wijze waarop deze partijen omgaan met cookies dien jij zelf hun privacy voorwaarden te lezen, zoals voor Google Analytics en Visual Website Optimizer (Engels) en Spotler.

Doorgifte buiten de EU
Onder ‘International Wellness Resorts' worden verstaan, alle aan haar gelieerde ondernemingen. Wij slaan jouw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte ('EER'). Het kan echter voorkomen dat bepaalde gegevens die wij verzamelen, worden verwerkt op een bestemming buiten de EER. Zo kan het zijn dat jouw gegevens verwerkt worden door organisaties buiten de EER die voor ons werken. In alle gevallen dient de toepasselijke wetgeving steeds te worden nageleefd en dienen passende maatregelen te worden genomen.

Koppeling naar derden
Onze website kan koppelingen bevatten naar websites van derden. Als je deze koppelingen volgt, verlaat je onze website. Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden. IWR aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik van jouw persoonsgegevens door deze derden. Jouw gebruik van deze websites is voor eigen risico. Voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met jouw persoonlijke informatie, bekijk je hun privacy statement. 

Wijzigingen
IWR behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Wij informeren je over wijzigingen door het nieuwe statement te publiceren op www.spasense.nl, waarna het direct in werking treedt. Controleer daarom regelmatig deze pagina voor een update.

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 20 december 2019 en gaat met terugwerkende kracht in.